Cuma akşamı büro boşalıyor. Stajyer elinde UYAP'tan inen bir UDF dosyasıyla geliyor. Müvekkil mail atmış ve telefonunda açılmadığı için PDF istiyor. Dosyaya çift tıklıyorsunuz ama hiçbir şey olmuyor.
Kısa cevap şu. UDF'yi PDF'e çevirmenin üç yolu var. UYAP Doküman Editörü'nde farklı kaydet, tarayıcıda çalışan UDF çeviriciyi kullan ya da dosyayı bir dönüştürücü siteye yükle. Üçüncüsünü önermiyorum. PDF'i UDF'ye çevirmek ise düz bir dönüşüm sayılmaz. Metni UDF editörüne taşıyıp UDF olarak kaydedersiniz. Aşağıda ikisini de adım adım anlatıyorum.
UDF nedir kısaca
UDF, UYAP'ın kendi belge biçimidir. Dilekçe, tutanak ve karar gibi belgeler bu biçimde dolaşır. Dosyanın içi aslında bir zip arşividir. Arşivin içinde belge metnini ve biçimini taşıyan bir XML bulunur. Word ya da PDF okuyucu bunu tanımaz.
Sık yapılan bir hata var. Uzantıyı .pdf yapınca iş çözülür sanılır. Çözülmez. İçerik aynı kalır ve yalnız ad değişir. PDF okuyucu dosyayı açamaz. Gerçek dönüşüm için belgeyi bir editörde açıp yeniden kaydetmek gerekir.
Neden PDF'e ihtiyaç duyulur, o da belli. Müvekkilin bilgisayarında UDF'yi açacak bir program yoktur. Telefonda hiç açılmaz. Dosyayı arşive koyarken ya da bir meslektaşa yollarken de herkesin okuyabileceği bir biçim istersiniz. PDF bu işi görür.
Biçimin ayrıntıları için UDF nedir yazımıza bakabilirsiniz.
UDF'yi PDF'e çevirmenin yolları
Üç yol var. İkisi güvenli. Biri riskli.
1. UYAP Doküman Editörü ile farklı kaydet
UYAP Doküman Editörü, Adalet Bakanlığı'nın resmi editörüdür. Bilgisayara kurulur. UDF dosyasını bu editörde açın. Dosya menüsünden farklı kaydet seçeneğini bulun. Kayıt türü olarak PDF'i seçin. Menü adları sürüme göre değişebilir.
Bu yol resmidir ve temizdir. Tek sorunu kuruluma bağlı olmasıdır. Editörün yüklü olmadığı bir bilgisayarda ya da telefonda işe yaramaz.
2. Tarayıcıdaki UDF çevirici ya da editör
Kurulum ve Einträge istemeyen yol bu. CALLAII® Hukuk'un UDF çeviricisi dosyayı tarayıcınızda açar. Dosya sunucuya yüklenmez. Telefonda da çalışır.
Sayfayı açın ve UDF dosyasını alana bırakın. Belge PDF'te nasıl görünecekse ekranda öyle açılır. PDF indir düğmesine basın. Dosya e-imzalıysa araç bunu söyler ve PDF kopyasının imzasız olduğunu hatırlatır.
Belgeyi düzenlemeniz de gerekiyorsa UDF editörü işinizi görür. Editör UDF, DOCX ve TXT dosyasını açar. Belgeyi UDF, DOCX ya da Als PDF herunterladenir.
Editörde adımlar şöyle. Dosyayı editöre yükleyin. Gerekirse metni düzeltin. İndirme menüsünden PDF'i seçin. Her Einträge sürüm olarak saklanır. Yani PDF'e çevirmeden önceki hali elinizde kalır.
Belge, sürümler ve hukuk araçları aynı ekranda durur.
Birkaç yardımcı özellik de var. Mahkeme, esas ve taraflar gibi dosya künyesi belgeye eklenir. "HMK 119" gibi bir madde yazarsanız metni getirilir. Belgedeki atıflar kütüphaneye karşı denetlenir.
3. Dönüştürücü siteler
Aramada çıkan "udf to pdf" siteleri bunlardır. Dosyayı yüklersiniz ve PDF'i indirirsiniz. Hızlı görünür. Ama bedeli var.
Belgeniz bilmediğiniz bir sunucuya gider. Orada ne kadar kaldığını göremezsiniz. İçinde müvekkilin adı, kimlik bilgisi ve uyuşmazlığın ayrıntısı olabilir. Bir de çıktı kalitesi var. Bazı siteler UDF'nin yapısını eksik okur. Türkisch karakterler, tablolar ve numaralandırma bozulabilir. Dilekçede kayan bir paragraf numarası can sıkar.
Hangisini seçmeli diye sorarsanız cevabım şu olur. Masanızda editör kuruluysa birinci yol yeter. Dışarıdaysanız ya da kurulum yapamıyorsanız ikinci yol işinizi görür. Belge müvekkile gidecekse bu iki yolun dışına çıkmayın.
Benim önerim net. Önce resmi editörü ya da tarayıcıdaki çeviriciyi kullanın. Dönüştürücü site son çare olsun. O zaman da müvekkil belgesi yüklemeyin.
PDF'i UDF'ye çevirmek
Burada işler tersine döner. PDF, sayfanın görüntüsünü korumak için yapılmış bir biçimdir. Metin akışı UDF kadar düzenli tutulmaz. Bu yüzden tek tuşla PDF'ten UDF olmaz. Aslında yaptığınız iş, metni UDF editörüne taşıyıp UDF olarak kaydetmektir.
Duruma göre yol değişir.
Metni seçilebilen PDF. Metni kopyalayın ve editöre yapıştırın. Später UDF olarak kaydedin.
Word dosyası. Belgeyi zaten Word'de yazdıysanız PDF'e hiç gerek yok. DOCX'i editörde açın ve UDF olarak kaydedin. CALLAII Hukuk DOCX dosyasını doğrudan açar.
Taranmış PDF. Sayfa bir fotoğraf gibidir ve içinde metin yoktur. Metni yeniden yazmanız gerekir.
Yapıştırdıktan sonra belgeyi baştan sona okuyun. Başlıklar, paragraflar ve numaralar kayabilir. UYAP'a gitmeden önce bu kontrol şarttır.
Kontrol ederken şu sırayı izleyin.
Mahkeme adı, esas numarası ve taraf bilgileri doğru mu bakın.
Madde numaraları ve atıflar yerinde mi bakın.
Titel ve paragraf aralıkları dağılmış mı bakın.
Tablo varsa satırların bölünmediğinden emin olun.
Dosyayı UDF olarak kaydedin ve bir kez yeniden açıp bakın.
CALLAII Hukuk burada işi biraz hafifletir. Dosya künyesi belgeye eklenir. Atıflar kütüphaneye karşı denetlenir. Yine de son okuma sizindir. Belgeyi imzalayacak olan avukattır.
Yükleme kısmı sizde kalır. CALLAII Hukuk sunucusu UYAP'a bağlanmaz. Dosyayı avukat portalına kendisi yükler. İmzalama da editörde yapılmaz. Avukat bunu kendi e-imza aracıyla yapar.
İmzalı UDF'yi çevirince ne olur
Önce aslını saklayın. İmzalı bir UDF'de tek harf değişse e-imza geçersiz olur. Düzenleme yapan her editörde bu böyledir. CALLAII Hukuk'ta da imzalı UDF düzenlenince e-imza geçersiz hale gelir. Belgeyi yeniden imzalamak gerekir.
Peki yalnız PDF kopyası almak istiyorsanız ne olur. Metne dokunmadan PDF indirirseniz aslınız bozulmaz. Ama elinizdeki PDF bir kopyadır. İmzalı aslın yerine geçmez. Mahkemeye ya da karşı tarafa giden imzalı belge için aslı kullanın. PDF'i okuma ve paylaşma kopyası olarak düşünün.
Büroda bunu bir alışkanlığa çevirmek işe yarar. İmzalı aslı ayrı bir klasörde tutun. PDF kopyaları başka bir klasöre koyun. Müvekkile hep PDF kopyasından gönderin. Böylece imzalı aslı yanlışlıkla bozma ihtimali düşer.
Bir de şu var. Metinde küçük bir düzeltme yapacaksanız önce düzeltin. Später imzalayın. Später PDF alın. Sırayı tersine çevirirseniz imzayı iki kez atarsınız.
Müvekkile gönderirken dikkat
PDF'i müvekkile mail ile yollarken belgenin kişisel veri taşıdığını aklınızda tutun. Dilekçede yalnız müvekkilin değil karşı tarafın ve tanıkların bilgisi de olabilir. Bu veriler KVKK kapsamına girer. Avukatlık sırrı da cabası.
Dosya adına da dikkat edin. İçinde müvekkil adı ya da kimlik bilgisi geçen bir ad, mailin konusunda ve ek listesinde herkesin önüne çıkar. Dosya numarası ya da kısa bir kod yeterlidir. Klein bir ayrıntı gibi görünür. Ama sızıntılar çoğu zaman böyle küçük yerlerden olur.
Pratik bir liste şöyle.
Belgeyi yalnız o dosyanın muhatabına gönderin.
Ek olarak yalnız gereken belgeyi koyun.
Mümkünse PDF'e parola koyun ve parolayı başka kanaldan iletin.
Müvekkil belgesini hiçbir dönüştürücü siteye yüklemeyin.
Son madde en önemlisi. Dönüştürücü sitenin sunucusunda belgeye ne olduğunu denetleyemezsiniz. Veri sorumlusu olarak bu sorumluluk sizdedir. Kesin yükümlülükler için KVKK konusunda uzman bir avukata danışmanızı öneririm.
Sık sorulanlar
UDF dosyasının uzantısını .pdf yapsam olur mu
Olmaz. UDF aslında bir zip dosyasıdır ve içinde XML vardır. Uzantıyı değiştirmek içeriği değiştirmez. PDF okuyucu dosyayı açamaz.
PDF'i tek tuşla UDF yapabilir miyim
Nein. Metni editöre taşıyıp UDF olarak kaydetmeniz gerekir. Taranmış PDF'te metin olmadığı için yeniden yazmak gerekir.
İmzalı UDF'yi düzenlersem imza kalır mı
Kalmaz. İmzalı UDF düzenlenince e-imza geçersiz olur. Belgeyi yeniden imzalamanız gerekir. İmzalamayı avukat kendi e-imza aracıyla yapar.
Program kurmadan UDF'yi PDF yapabilir miyim
Evet. UDF çevirici tarayıcıda çalışır, kurulum ve Einträge istemez. Dosyayı açıp Als PDF herunterladenirsiniz. Dosya sunucuya yüklenmez.
