Die Schicht zieht aus Excel
in den Betrieb
Plan, Anwesenheit, Stunden und Urlaub liegen in einem System und werden neben dem Anrufvolumen gelesen. Wer wann arbeitet, wer im Urlaub ist und welche Stunde unbesetzt bleibt, steht nicht in einer separaten Datei, sondern auf dem Bildschirm des Betriebs.
Plan und Tausch
Den Plan zu bauen ist eine Aufgabe; zu steuern, wie er sich danach ändert, ist ebenfalls Aufgabe des Systems.
Plan aus Vorlage
Wiederkehrende Wochen hängen an einer Vorlage, der Plan wird nicht jede Woche neu gebaut. Wächst das Team, wird die Vorlage vervielfacht.
Verfügbarkeit
Mitarbeitende markieren selbst, wann sie können. Diese Angabe liegt beim Planen vorn, spätere Einsprüche werden weniger.
Angebot für offene Schichten
Eine unbesetzte Schicht geht als Angebot an passende Personen; wer zuerst zusagt, bekommt sie. Niemand muss herumtelefonieren.
Tausch und Freigabe
Zwei Personen beantragen den Tausch, die Führung gibt frei. Freigabe ist kein einzelner Klick: der Antrag läuft zuerst durch Prüfungen.
Kein Tausch ohne bestandene Prüfung
Der Freigabebildschirm und eine Freigabe aus der Chatkarte durchlaufen dieselben Schritte. Zwei Wege, ein Regelwerk.
- Arbeitsrechtsprüfung: Ruhezeiten und Grenzen für aufeinanderfolgende Arbeit werden geprüft.
- Konfliktprüfung: dass dieselbe Person nach dem Tausch in zwei Schichten steht, wird verhindert.
- Urlaubskollision: liegt der getauschte Tag im Urlaub, geht der Antrag nicht durch.
- Das Ergebnis erscheint der Führung mit Begründung; "warum konnte ich nicht freigeben" wird auf dem Bildschirm beantwortet.
Anwesenheit, Stunden und Urlaub
Ob der Plan gehalten hat, zeigt sich nur am tatsächlich Geschehenen.
Kommen und Gehen
Die Anwesenheit wird gegen die Schicht gestellt; Verspätung, früherer Feierabend und Fehltage werden von selbst markiert.
Korrekturantrag
Für einen falschen Eintrag stellt die Person einen Korrekturantrag, die Führung gibt frei. Einträge werden nicht still gelöscht, es bleibt eine Spur.
Fehlzeitenmuster
Muster, die einzeln unsichtbar sind, treten hervor: Urlaub immer am gleichen Wochentag, Krankmeldungen gehäuft am Montag.
Stundentabelle
Geleistete Stunden werden je Periode summiert; die Grundlage für die Lohnabrechnung wird nicht von Hand gerechnet.
Urlaub und Personalakte
Urlaubskonto und Personalakte liegen im selben System; HR ist keine getrennte Welt.
Konto und Buch
Anspruch, Verbrauch und Übertrag stehen zeilenweise im Buch. Die Diskussion über den Stand endet mit "woher kommt diese Zahl".
Arbeitstagsberechnung
Beim Zählen der Arbeitstage zwischen zwei Daten werden Wochenenden und Feiertage abgezogen; Urlaubstage werden nicht von Hand gezählt.
Kollisionsprüfung
Urlaube aus demselben Team am selben Tag sind vorab sichtbar; vor der Freigabe ist klar, ob der Betrieb ungedeckt bleibt.
Personalakte
Unterlagen werden mit ihren Lücken verfolgt, sensible Dateien liegen auf einem zugriffsbeschränkten Speicher. Organigramm und Onboarding-Schritte sind am selben Ort.
Häufige Fragen
Schlägt das System Schichten nach Anrufvolumen vor?
Der Planbildschirm zeigt das bisherige Volumen daneben; welche Stunde voll ist und wie viele Personen darauf stehen, liest man zusammen. Entschieden wird von der planenden Person, das Volumen wird nicht versteckt. Wer den Personalbedarf aus dem Volumen nach dem eigenen Servicelevel-Ziel berechnen lassen will, nutzt das Add-on Personalbedarfsprognose.
Sehen Mitarbeitende ihre eigene Schicht?
Ja. Eigener Plan, Verfügbarkeit, Urlaubskonto und Tauschanträge laufen über den eigenen Bildschirm. Die wiederkehrenden Rückfragen an die Führung werden dadurch weniger.
Gibt die Führung den Tausch mit einem Klick frei?
Nein. Der Antrag läuft zuerst durch Arbeitsrechts- und Konfliktprüfung; scheitert eine Prüfung, zeigt die Schaltfläche den Grund. Dieselben Prüfungen gelten für die Freigabe aus der Chatkarte.
Können wir Daten an unsere Lohnabrechnung übergeben?
Die Stundentabelle lässt sich je Periode exportieren. Wo eine direkte Anbindung nötig ist, besprechen wir die Übergabe über einen allgemeinen Webhook; den Umfang legen wir gemeinsam fest.
Wo liegen die Personalunterlagen?
Sensible Personalakten liegen nicht im allgemeinen Dateibereich, sondern auf einem zugriffsbeschränkten Speicher. Wem welches Dokument fehlt, steht in einer Liste, der Zugriff auf das Dokument selbst ist an Rechte gebunden.
Bauen wir Ihren Plan gemeinsam
In der Demo richten wir Ihr eigenes Schichtmuster ein: Vorlage, Verfügbarkeit, Tauschablauf und Urlaubskonto, mit der tatsächlichen Struktur Ihres Teams.