Hukuk Bürosu Programı Seçerken Sorulacak 8 Soru

Büro büyüdükçe dosyalar da çoğalır. Bir gün celse tarihi bir tabloda durur. Masraf başka bir tablodadır, dilekçe taslağı ise bir avukatın bilgisayarında. Bir süre kaçtığında kimse hangi tabloya bakılması gerektiğini bilmez.

O noktada bir büro programı aranmaya başlanır. Tanıtım sayfaları birbirine çok benzer. Farkı birkaç doğru soru ortaya çıkarır.

1. Dosya, celse ve süre aynı yerde mi?

Dosya kartı taraflar, celseler, görevler, belgeler ve masrafla birlikte tek yerde durmalı. Celse bir ekranda, süre başka bir ekranda tutuluyorsa program tabloların yerini almamış demektir.

Dilekçenin künyesinin dosya kartından dolması da buna bağlıdır. Mahkeme ve esas numarası bir kez yazılmalı.

Dosya kartı. Taraflar, celseler, görevler, belgeler ve tahsilat aynı ekranda.

2. Süreyi kim hesaplıyor?

Programın süreyi kendisinin hesaplayıp hesaplamadığını sorun. Tebligat tarihini girdiğinizde sürenin bittiği gün çıkmalı ve bir görev açılmalı.

Program yapay zeka kullanıyorsa süre hesabının modele bırakılmadığından emin olun. Tarih ve tutar hesabı bir kurala göre yapılmalı. Tebligattan süre hesabını ayrı bir yazıda anlattık.

3. Müvekkil cari hesabı ve emanet ayrı mı?

Avans, emanetten yapılan masraf, vekalet ücreti ve tahsilat ayrı defterlerde tutulmalı. Bakiye elle yazılmamalı, kayıtlardan hesaplanmalı. Emanet eksiye düştüğünde program uyarmalı.

4. UYAP ile nasıl çalışıyor?

Programın UYAP'a nasıl bağlandığını mutlaka sorun. Dosya bilgisinin sizin bilgisayarınızdan mı aktarıldığını, yoksa satıcının sunucusunun UYAP'a mı bağlandığını öğrenin. UDF belgelerini açıp düzenleyip düzenleyemediğine de bakın.

5. Yapay zeka varsa atıfları kim denetliyor?

Birçok program artık dilekçe ve içtihat araması sunuyor. Burada tek soru önemlidir. Yapay zekanın yazdığı karar ve madde atıfları bir kütüphaneye karşı denetleniyor mu?

Denetim yoksa uydurma bir künyeyi yakalamak avukata kalır. Bunun sorumluluğunu ayrıca yazdık.

Denetimin yalnız künyeye bakıp bakmadığını da sorun. Kanun maddesinin yürürlükte olup olmadığı ve tırnak içindeki metnin gerçek metinle aynı olup olmadığı da denetlenmeli. Mülga bir madde atfı da uydurma bir künye kadar zarar verir.

6. Veriler nerede ve eğitimde kullanılıyor mu?

Müvekkil bilgisinin hangi ülkede ve kimin sunucusunda saklandığını sorun. Sorularınızın yabancı bir yapay zeka şirketine gönderilip gönderilmediğini öğrenin. Verinin model eğitiminde kullanılmadığını sözleşmede görün.

7. Sekreter ve avukat yetkileri ayrılabiliyor mu?

Sekreter dosya, duruşma ve belge işlerini yürütebilmeli. Kârlılık raporu ve büro ayarları gibi alanlar avukata kalmalı. Büyük bürolarda sekreterin yalnız kendi ekibinin dosyalarını görmesi de önemlidir.

8. Eski programdan geçiş ve fiyat nasıl?

Dosya ve müvekkil listesinin toplu aktarılıp aktarılamadığını sorun. Aktarımdan önce bir deneme yapılabilmeli ve var olan kayıtların üstüne yazılmamalı.

Fiyatta da iki şeye bakın. Kullanıcı başına ne ödendiğine ve yapay zeka araçlarının kotaya bağlı olup olmadığına. Kota dolduğunda iş yarıda kalıyorsa gerçek fiyat liste fiyatı değildir.

Deneme süresi olup olmadığını ve denemede hangi araçların açık olduğunu da sorun. Gerçek bir dosyayı baştan sona işleyemediğiniz bir deneme programı tanımanıza yetmez.

Ayrı araçlar mı, tek sistem mi

Bazı bürolar her iş için ayrı bir araç kullanır. İçtihat bir sitede aranır. Dilekçe başka bir programda yazılır, dosya ve masraf ise üçüncü bir yerde tutulur. Her araç kendi işinde iyi olabilir.

Sorun araçların arasında çıkar. Bulunan karar dilekçeye elle taşınır. Tebligat tarihi takvime elle girilir. Masraf dosyaya ayrıca yazılır. Her taşıma yeni bir hata fırsatıdır.

Tek sistemde bu taşımalar ortadan kalkar. Aramada bulunan karar dilekçenin dayanağı olur. Tebligattan süre ve görev doğar. Masraf dosyadan müvekkilin cari hesabına düşer. Program seçerken araçların birbirine ne kadar bağlı çalıştığına bakın.

Bunu somut bir soruyla ölçün. Aramada bulduğunuz karar dilekçeye kendiliğinden mi geçiyor, yoksa künyeyi elle mi kopyalıyorsunuz? Kendiliğinden geçiyorsa künyenin yanlış yazılma riski de ortadan kalkar.

Büronun büyüklüğüne göre öncelik

Tek avukatlı bir büroda en çok zaman süre takibinde ve dilekçe yazımında kaybolur. Burada süre hesabı ve iyi bir dilekçe taslağı öne çıkar.

Birkaç avukat ve sekreterin çalıştığı büroda iş bölümü önem kazanır. Kimin hangi dosyadan sorumlu olduğu, görevlerin kimde beklediği ve yetkilerin nasıl ayrıldığı belirleyici olur. Büyüyen bürolarda cari hesap ve kârlılık raporu da seçimi etkiler.

Deneme süresinde neye bakılır

Tanıtım videosu her programı iyi gösterir. Asıl sınav kendi dosyanızla yapılır. Deneme süresinde bitmiş ya da süren gerçek bir dosyayı baştan sona programa işleyin.

• Dosyayı açın, tarafları ve celseleri girin.

• Bir tebligat tarihi girin ve sürenin doğru gün bittiğini kendi hesabınızla karşılaştırın.

• Bir masraf ve bir tahsilat işleyin, müvekkil ekstresine düştüğünü görün.

• Bir dilekçe taslağı alın ve içindeki her künyeyi kaynağında açın.

• Sekreterin hesabıyla girip neleri görebildiğine bakın.

Bu beş adım bir öğleden sonrayı alır. Ama programın büronuza uyup uymadığını tanıtım toplantısından daha net gösterir.

Program sözleşme incelemesi de sunuyorsa bir sözleşme de inceletin. Maddelerin risk düzeyi, kanun dayanağı ve önerilen metinle gelip gelmediğine bakın. İki sürümü karşılaştırdığınızda aleyhinize değişen maddenin işaretlenip işaretlenmediğini görün.

CALLAII Hukuk bu sorulara nasıl cevap veriyor

CALLAII Hukuk'ta dosya, celse, süre, görev ve cari hesap tek sistemde durur. Süre tebligattan hesaplanır ve görev kendiliğinden açılır. Sunucumuz UYAP'a bağlanmaz. Veri kendi modelimizde ve Avrupa Birliği bölgesindeki kendi sunucularımızda işlenir. Yapay zeka, büro yönetimi, Word eklentisi ve UYAP aktarımı tek pakettedir ve hukuk üretimi sınırsızdır.

Ayrıntılar büro yönetimi sayfasında. Paketi CALLAII Hukuk sayfasından 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.