Смены из Excel
переносятся в операционный процесс
Планирование, присутствие, сверхурочные и отпуска — в одной системе, читаются рядом с объёмом звонков. Кто и когда работает, кто в отпуске и какой час свободен — не в отдельном файле, а на экране операционного процесса.
Планирование и обмен сменами
Создать смену — это одно. Управлять изменениями уже созданной смены — тоже работа системы.
План из шаблона
Повторяющиеся недели привязываются к шаблону; план не строится с нуля каждую неделю. При росте команды шаблон дублируется.
Уведомление о доступности
Сотрудник сам отмечает, в какие часы он доступен. При составлении плана эта информация стоит на первом месте, и количество последующих возражений снижается.
Предложение на свободную смену
Свободная смена автоматически предлагается подходящим сотрудникам; её получает первый, кто подтвердит. Не нужно звонить каждому, чтобы узнать, кто свободен.
Обмен и утверждение
Два сотрудника подают заявку на обмен, руководитель утверждает. Утверждение — не одно нажатие: заявка сначала проходит проверку.
Обмен утверждается только после проверки
Утверждение через экран и через чат-карту проходят одни и те же шаги. Два пути — один набор правил.
- Проверка по трудовому законодательству: контролируются перерывы и ограничения на непрерывную работу.
- Проверка конфликтов: после обмена исключается попадание одного сотрудника в две смены.
- Конфликт с отпуском: если день обмена совпадает с отпуском, заявка не проходит.
- Результат проверки показывается руководителю с обоснованием; вопрос «почему не утвердил» получает ответ прямо на экране.
Посещаемость, рабочее время и отпуска
Совпадение плана с реальностью видно только по фактическим данным.
Учёт прихода и ухода
Запись о посещаемости сопоставляется со сменой; опоздание, ранний уход и пропуск отмечаются автоматически.
Заявка на исправление
При ошибочной записи сотрудник подаёт заявку на исправление, руководитель утверждает. Запись не удаляется вручную — остаётся след.
Паттерны отсутствия
Отдельно невидимые закономерности становятся очевидными: отпуска, приходящиеся на один и тот же день, отчёты, скопившиеся в понедельник.
Табель учёта рабочего времени
Отработанные часы агрегируются по периодам; данные для расчётного листа не рассчитываются вручную.
Отпуска и личные дела сотрудников
Остаток отпуска и личное дело сотрудника — в одной системе; HR больше не живёт в отдельном мире.
Остаток и журнал
Начисление, использование и перенос фиксируются в журнале построчно. Спор об остатке заканчивается вопросом «откуда взялась эта цифра».
Расчёт рабочих дней
При расчёте рабочих дней между двумя датами выходные и праздники исключаются; количество дней отпуска не пересчитывается вручную.
Проверка наложения
Отпуска одного и того же дня из одной команды видны заранее; до утверждения понятно, останется ли операция без покрытия.
Личное дело сотрудника
Кадровые документы отслеживаются вместе с недостающими элементами; конфиденциальные файлы хранятся на отдельном диске. Организационная структура и этапы найма — тоже здесь.
Частые вопросы
Предлагаются ли смены в зависимости от объёма звонков?
Экран планирования показывает исторический объём рядом с текущим: видно, какой час пиковый и сколько человек на него приходится. Решение принимает тот, кто составляет план, система не скрывает объём. Для тех, кто хочет рассчитать, сколько человек нужно для целевого уровня сервиса, есть модуль «Интеллект рабочей силы».
Могут ли сотрудники видеть своё расписание?
Да. Своё расписание, уведомления о доступности, остаток отпуска и заявки на обмен сменами сотрудник управляет из личного экрана. Повторные вопросы к руководителю тем самым сокращаются.
Руководитель подтверждает обмен одним нажатием?
Не одним нажатием. Заявка сначала проходит проверку по трудовому законодательству и на конфликты; если проверка не пройдена, кнопка подтверждения показывает причину отказа. Та же проверка работает и для подтверждений из чат-карточки.
Можно ли передавать данные в нашу систему расчёта зарплаты?
Табель учёта рабочего времени можно выгружать по периодам. Для систем расчёта зарплаты, требующих прямого подключения, обсуждается передача через общий webhook; объём согласуем на встрече.
Где хранятся личные документы?
Конфиденциальные личные дела хранятся не в общей файловой области, а на выделенном диске с ограниченным доступом. В списке видно, у кого какой документ отсутствует, но доступ к самому документу ограничен правами.
Составим расписание вместе
На демо-встрече мы настраиваем ваше расписание: шаблоны, доступность, обмен сменами и остаток отпуска — как это работает в вашей команде.