Vardiya Excel'den
operasyona taşınır
Plan, devam, mesai ve izin aynı sistemde durur ve çağrı hacmiyle yan yana okunur. Kimin ne zaman çalıştığı, kimin izinde olduğu ve hangi saatin boş kaldığı ayrı bir dosyada değil, operasyonun kendi ekranındadır.
Plan ve takas
Vardiya kurmak kadar, kurulan vardiyanın değişmesini yönetmek de sistemin işi.
Şablondan plan
Tekrarlayan haftalar şablona bağlanır; plan her hafta sıfırdan kurulmaz. Ekip büyüdüğünde şablon çoğaltılır.
Uygunluk bildirimi
Çalışan hangi saatlerde uygun olduğunu kendisi işaretler. Plan kurulurken bu bilgi önde durur, sonradan gelen itiraz azalır.
Boş vardiya teklifi
Açık kalan vardiya uygun çalışanlara teklif olarak düşer; ilk kabul eden alır. Telefonla kimin müsait olduğunu aramak gerekmez.
Takas ve onay
İki çalışan takas isteğinde bulunur, yönetici onaylar. Onay tek tuş değildir: istek önce denetimden geçer.
Takas denetimden geçmeden onaylanmaz
Onay ekranı ile sohbet kartından gelen onay aynı adımlardan geçer. İki ayrı yol, tek kural kümesi.
- İş kanunu denetimi: dinlenme süresi ve ardışık çalışma sınırları kontrol edilir.
- Çakışma denetimi: takas sonrası aynı kişinin iki vardiyada görünmesi engellenir.
- İzinle çakışma: takas edilen gün izinliyse istek geçmez.
- Denetim sonucu yöneticiye gerekçesiyle gösterilir; "neden onaylayamadım" sorusu ekranda yanıtlanır.
Devam, mesai ve izin
Planın tutup tutmadığı ancak gerçekleşen üzerinden görülür.
Giriş çıkış kaydı
Devam kaydı vardiyayla karşılaştırılır; geç kalma, erken çıkma ve eksik gün kendiliğinden işaretlenir.
Düzeltme talebi
Yanlış düşen kayıt için çalışan düzeltme talebi açar, yönetici onaylar. Kayıt elle silinmez, iz kalır.
Devamsızlık deseni
Tek tek bakınca görünmeyen desenler çıkar: hep aynı güne denk gelen izinler, pazartesi yoğunlaşan raporlar.
Mesai tablosu
Çalışılan saatler dönem bazında toplanır; bordroya giden veri elle hesaplanmaz.
İzin ve personel dosyası
İzin bakiyesi ve personel dosyası aynı sistemde; İK ayrı bir dünyada değil.
Bakiye ve defter
Hak ediş, kullanım ve devir defterde satır satır durur. Bakiye tartışması "hesap nereden çıktı" sorusuyla biter.
İş günü hesabı
İki tarih arasındaki iş günü hesaplanırken hafta sonu ve resmî tatiller düşülür; izin gün sayısı elle sayılmaz.
Çakışma denetimi
Aynı ekipten aynı güne düşen izinler önceden görünür; onay öncesi operasyonun açıkta kalıp kalmadığı bellidir.
Personel dosyası
Özlük belgeleri eksikleriyle birlikte izlenir; hassas dosyalar özel diskte tutulur. Org şeması ve işe alım adımları da aynı yerdedir.
Sık sorulanlar
Çağrı hacmine göre vardiya öneriliyor mu?
Plan ekranı geçmiş hacmi yan yana gösterir; hangi saatin yoğun olduğu ve o saate kaç kişi düştüğü birlikte okunur. Planı kuran kişi kararı verir, sistem hacmi gizlemez. Hacimden hedef servis seviyesine göre kaç kişi gerektiğini hesaplatmak isteyenler için İş Gücü Zekası eklentisi vardır.
Çalışanlar kendi vardiyasını görebiliyor mu?
Görebiliyor. Kendi planını, uygunluk bildirimini, izin bakiyesini ve takas taleplerini kendi ekranından yönetir. Yöneticiye sorulan tekrarlı sorular böylece azalır.
Takas onayını yönetici tek tuşla veriyor mu?
Tek tuşla vermiyor. Talep önce iş kanunu ve çakışma denetiminden geçer; denetim tutmazsa onay düğmesi sonucu gerekçesiyle gösterir. Aynı denetim sohbet kartından gelen onayda da çalışır.
Bordro sistemimize veri aktarabilir miyiz?
Mesai tablosu dönem bazında dışa aktarılabilir. Doğrudan bağlantı gereken bordro sistemleri için genel webhook üzerinden aktarım konuşulur; kapsamı görüşmede birlikte belirliyoruz.
Özlük belgeleri nerede duruyor?
Hassas personel dosyaları genel dosya alanında değil, erişimi kısıtlı özel diskte tutulur. Kimin hangi belgesinin eksik olduğu listede görünür ama belgeye erişim yetkiyle sınırlıdır.
Planınızı birlikte kuralım
Demo görüşmesinde kendi vardiya düzeninizi kuruyoruz: şablon, uygunluk, takas akışı ve izin bakiyesi nasıl işliyor kendi ekibinizin yapısıyla bakıyoruz.